5 formas en que la Automatización y Cuentas por Pagar hacen el “par perfecto”
Las cuentas por pagar son un componente esencial en las empresas y las expectativas solo han aumentado a medida que avanza la era digital. El procesamiento manual de facturas a menudo puede llevar mucho tiempo y ser propenso a errores humanos.
Si su organización está agobiada por el procesamiento manual de las cuentas por pagar, no está solo. Según una encuesta de Ardent Partners sobre los principales desafíos de los departamentos de cuentas por pagar:
El 39% de los departamentos de cuentas por pagar citan los altos costos de procesamiento de facturas como su principal desafío.
El 21% identificó los ciclos prolongados de aprobación de facturas como su principal desafío.
El 39% informó que son los más desafiados por un alto porcentaje de errores.
Afortunadamente, este minucioso proceso puede revolucionarse con soluciones de captura de datos que utilizan automatización, y un número cada vez mayor de líderes empresariales están adoptando esta nueva tecnología. A medida que la tecnología ha evolucionado, las nuevas soluciones pueden reconocer cualquier factura, independientemente del formato. Esta capacidad por sí sola permite a sus empleados concentrarse en tareas de mayor valor agregado para lograr una mayor productividad en su departamento de cuentas por pagar.
Estas son las 5 formas principales en las que las soluciones de captura de datos que utilizan automatización pueden beneficiar a los departamentos de cuentas por pagar:
1. Importantes ahorros laborales
Si su organización todavía está procesando facturas manualmente, es posible que ya esté familiarizado con todos los altos costos laborales que pueden surgir con este método.
Este proceso puede implicar la apertura y clasificación del correo, la introducción de datos de facturas y la correspondencia de facturas y órdenes de compra y/o documentos de prueba de entrega. También puede incluir enviar facturas a los aprobadores, responder a las consultas de los proveedores, ingresar información de la factura en un sistema de registro; además, si su organización maneja papel, el almacenamiento físico y la recuperación también pueden estar involucrados.
Esa es una larga lista de tareas, ¿verdad? Imagine una solución que pueda reducir esa lista de manera importante. Afortunadamente, las soluciones de captura de datos con automatización tienen el poder de hacer precisamente eso. Estas soluciones logran estos resultados clasificando documentos automáticamente, extrayendo datos de facturas, haciendo coincidir facturas con órdenes de compra y/o documentos de prueba de entrega, y registrando y archivando facturas y datos aprobados.
Si la eficiencia de la automatización no fue suficiente para usted, los ahorros realmente pueden sumar; según Ardent Partners, las organizaciones pueden reducir sus costos de procesamiento de facturas en un 82%. Este es un logro impresionante que se debe principalmente al uso de la automatización de captura de datos para eliminar los procesos manuales.
2. Mayor productividad del personal
Su departamento de cuentas por pagar puede estar lleno de talento, pero los procesos manuales que requieren mucho tiempo pueden evitar que desbloquee por completo ese potencial. Afortunadamente, otra ventaja del uso de la automatización y la tecnología de captura de datos es que puede liberar tiempo a sus empleados, permitiéndoles atender tareas más críticas.
Cuando automatiza el procesamiento de sus facturas con una solución de captura de datos, puede reducir las tareas repetitivas y que requieren mucho tiempo, como ingresar manualmente los datos de las facturas y la conciliación de facturas. Esto, a su vez, permite a sus trabajadores de cuentas por pagar redirigir su atención y talentos a otras tareas como analizar datos sobre desempeño operativo, capital de trabajo y gastos corporativos, y ayudar en la elaboración de presupuestos, planificación y previsión.
Este beneficio tampoco pasa desapercibido para el liderazgo; de hecho, el 73% de los líderes financieros creen que la automatización está mejorando la eficiencia de sus funciones y brindando a los empleados una mayor disponibilidad para tareas de valor agregado, según el estudio de Oxford Economics “How Finance Leadership Pays Off”, patrocinado por SAP. Además, el 55% de los profesionales de cuentas por pagar informaron que dedicarían más tiempo al análisis comercial y el flujo de caja, y el 52% afirmó que se concentrarían en informar y mejorar el proceso de cierre financiero. Las mejores organizaciones financieras de su clase ya dedican un 20% más de tiempo al análisis de datos, según PwC.
Con todo el talento y la experiencia que está presente en su departamento de cuentas por pagar, sería una pena no utilizarlo para beneficiar estratégicamente a su organización.
3. Aprobación de facturas más rápida
Las soluciones de captura de datos que utilizan la automatización agilizan el procesamiento de facturas, incluidos los pasos que, de otro modo, tomarían más tiempo para completarse manualmente. Dichos pasos incluyen cargar información sobre facturas aprobadas a un sistema ERP, captura de datos de facturas, facturas coincidentes y órdenes de compra, y/o recibos de prueba de entrega y validación de facturas.
En lugar de dedicar mucho tiempo a estos pasos manuales, su personal puede ocuparse de tareas más satisfactorias y valiosas como la gestión del capital de trabajo, el análisis de datos y la elaboración de presupuestos, previsiones y planificación.
Además de eliminar los pasos de procesamiento de facturas que requieren mucho tiempo, esta tecnología permite a los compradores personalizar sus flujos de trabajo. Al optimizar sus flujos de trabajo, puede aprovecharlos para satisfacer las necesidades únicas de su organización para obtener los mejores resultados posibles.
Las soluciones de captura de datos con automatización también aceleran el proceso de aprobación de facturas al permitir que los departamentos de cuentas por pagar administren mayores volúmenes. Estos mayores volúmenes pueden provenir del crecimiento o la adquisición y se pueden administrar sin la necesidad de contratar personal adicional.
4. Menos errores de pago
El error humano es un riesgo inevitable del procesamiento manual de facturas, que a menudo surge en forma de datos mal introducidos y falta de validación de datos. Y con demasiada frecuencia, el problema se agrava aún más cuando estos errores no se notan hasta el final del ciclo de procesamiento y provocan retrasos en las aprobaciones. Todo esto puede ser frustrante y lento, pero se puede evitar principalmente mediante la implementación de soluciones de captura de datos que utilizan automatización.
Pero, ¿cómo pueden estas soluciones hacer que el procesamiento de facturas sea más preciso sin la intervención humana? La respuesta es simple: al principio del proceso, la solución valida los datos de su factura con la información almacenada en los sistemas de registro. También captura automáticamente el encabezado de la factura y los datos de las partidas. Ese es el poder de la automatización.
5. Más oportunidades de descuento por pago anticipado
Otro beneficio de utilizar una solución de captura de datos que incorpora automatización es que al acelerar el procesamiento de facturas, las organizaciones pueden beneficiarse de más descuentos por pago anticipado. Además, ahorra dinero a las organizaciones al permitirles evitar multas por pago atrasado.
Por ejemplo, las organizaciones con automatización como una solución de captura de datos pueden procesar facturas en menos de la mitad del tiempo de las empresas promedio (3.7 días en lugar de 8.8 días) y en menos de 1/3 del tiempo de los rezagados (3.7 días en lugar de 14,3 días), según PayStream. Y, por supuesto, la velocidad trae recompensas en forma de descuentos. Esto es significativo porque el 80% de los proveedores tienen descuentos a cambio de pagos más rápidos, y cuanto antes lo pague, mayor será el descuento.
Por muy atractivos que puedan parecer estos descuentos, es posible que se sorprenda al saber que la mayoría de las organizaciones obtienen menos del 21% de todas las ofertas de descuentos por pago anticipado. Además, el 12% de ellos no puede obtener ningún descuento por pago anticipado debido a los tiempos de ciclo lentos, según IOFM.
¿Por qué cambiar ahora?
La automatización puede parecer simplemente otra palabra de moda contemporánea, pero con la ventaja competitiva que puede brindar a las organizaciones, realmente tiene un gran impacto. Y solo se volverá más importante a medida que avanzamos hacia el futuro. De hecho, el 88% de las empresas predice que los procesos de cuentas por pagar se automatizarán principalmente en los próximos dos o tres años, según Ardent Partners.
Con soluciones de captura de datos que utilizan automatización, los departamentos de cuentas por pagar pueden ahorrar dinero, mejorar la productividad, acelerar el proceso de aprobación de facturas y reducir los errores de pago. Incluso puede mejorar las relaciones con los proveedores, ya que las organizaciones pueden ofrecer servicios más rápidos y precisos. Automatice el procesamiento de sus facturas con una solución de captura de datos y vea lo que el aumento de la productividad puede hacer por su organización.
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