Business Process Management, ¿estás preparado?
¿Está buscando automatizar los procesos en su empresa? ¿Sabía que un sistema de automatización de procesos (BPM) puede ayudarlo a lograr estos objetivos?
Funciona capturando información de aplicaciones de terceros. Explicamos... quizás tenga un sistema para las facturas y algo diferente para los contratos; su equipo de ventas tiene otro método para rastrear clientes potenciales; lo mismo ocurre con el marketing; la lista continúa. Hay información útil por ahí, en algún lugar, pero bien podría estar en una isla desierta. Para algunos, esto no es nada nuevo. Para otros que se están acostumbrando a la idea, aquí explicamos Business Process Management.
¿Business Process Management?
Un BPM es un sistema que permite a los empleados trabajar de manera más inteligente. Cuando se combina con la tecnología informática, obtiene una mejor gestión y visibilidad del contenido de su organización. Los trabajadores pueden dedicar más recursos a trabajos de alta prioridad en lugar de esperar, digamos, una firma. La visibilidad es en tiempo real y los usuarios acceden a la información siempre que lo necesitan. No más transferencias en papel o llamadas telefónicas en busca de quién sabe qué. La información está toda en el lugar al que pertenece.
Los trabajadores pueden dedicar tiempo a tareas más críticas en lugar de perseguir callejones sin salida. El tiempo está de su lado y los ahorros de costos son abundantes. Suena ideal, pero poner un BPM en su lugar puede ser un poco como limpiar el garaje después de un largo invierno. Nunca se sabe lo que puede descubrir. Por esta razón, recurra a los expertos para que le ayuden a resolver su problema. Podemos ser su aliado.
Tecnología de automatización
BPM son una serie de tareas que conforman sus procesos automatizados. Están diseñados para enrutar documentos a lo largo de su organización; son inteligentes porque siguen las reglas; un paso depende del otro. Ahora bien los procesos automatizados pueden ser pocos o muchos, dependerá de la cultura organizacional.
¿Existe una distribución desigual del trabajo? ¿Hay una persona en el descanso la mayoría de las veces? ¿Mantiene los documentos archivados cuando debería depurarlos? ¿Requiere a los empleados de su organización para obtener las respuestas? Puede pensar que las cosas van bien cuando hay una mejor manera.
Digamos que trabaja en cuentas por pagar y recibe una factura en papel. Sí, eso todavía sucede. Alguien tiene que aprobar la factura antes del pago. En un sistema basado en papel, esto podría llevar semanas. Primero, debe pasar por las aprobaciones y tal vez haya un lote completo de facturas por procesar. Usando una plataforma puede el proveedor actualizar su factura o escanear la factura y lo que sucede a continuación es la automatización al máximo. Debido a que la factura es electrónica, la aprobación es muy sencilla. El acceso es inmediato y acaba de reducir el tiempo de procesamiento a la mitad.
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